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PLANIFIQUE SU INVENTARIO SIN PERDER

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LAS VENTAS PERDIDAS CUANDO SE NECESITA UN PRODUCTO Y NO ESTA EN STOCK

Saber cómo abastecer la empresa para el siguiente año no se reduce a simplemente contabilizar la cantidad exacta de productos que se busca vender. Primero es necesario analizar al detalle cuáles son los ítems que siempre se requiere tener en stock porque son altamente demandados y generan mucha utilidad a la empresa. Y no se trata de una tarea fácil, pues por más calculador que uno sea, siempre surgen imprevistos que en algún momento harán que falte en el almacén los productos que más se venden, o en caso contrario, haya exceso de aquellos que pocos se animan a comprar.

1. Calcular bien la demanda

Sucede que muchas veces el almacén de una empresa se llena de productos, que precisamente no son los que generan mayores márgenes de utilidad, y suelen faltar aquellos que son los más requeridos por los clientes y más dinero aportan. José Falcón, gerente de proyectos de consultoría de GS1, indica que eso hace que las empresas pierdan dinero cuando podría ser todo lo contrario. “Uno tiene que verificar cuáles son los productos que más ventas generan al año y asegurar que jamás falte el inventario para eso”, dice. Es que si tal acción no se realiza, es probable que se generen ventas perdidas o el almacén se llene de productos que no se venden y llenan espacio que sería útil para otras cosas.

2. Planear el abastecimiento

Una vez que el gerente de la empresa o el jefe de inventarios ha sabido reconocer cuáles son los productos que mayor margen de utilidad le generan, deberá planificar con qué frecuencia realizará la compra de estos para que nunca falten en stock y pueda venderlos a sus clientes cada vez que se lo piden. Asimismo, también deberá categorizar todos los ítems de acuerdo con el porcentaje de ganancias que producen en un año, pues si pasa que por algún imprevisto no tiene presupuesto para comprarlos todos, ya sabrá a cuáles darles prioridad, dada la demanda que tienen.

3. Controlar el stock de insumos

José Falcón indica que una vez que los productos ya están categorizados por las utilidades que generan en un año, la logística de la empresa deberá controlar de forma diaria el inventario de los que más se venden. Por otro lado, los productos de menor margen de utilidad que pueden controlarse de forma más esporádica, ya sea quincenal, mensual o según su nivel de rotación.

4. Anticiparse a los imprevistos

El especialista de GS1 agrega que el gerente de la empresa también debe anticiparse y ver si la demanda de los ítems que más se venden caen en un algún momento del año. Eso suele pasar por ejemplo con los negocios estacionales, como una heladería que en definitiva no tendrá que comprar la misma cantidad de insumos en verano que en invierno. Por otro lado, también puede pasar que el producto estrella de la empresa (el que aporta más ganancias) deje de venderse por un tema de moda o porque los clientes prefieren comprarlo a la competencia. Si eso sucede, se deberá planificar de qué manera recuperar clientela y no perder las ganancias de los productos con que se suele pagar gastos , el sueldo de los empleados y otros asuntos prioritarios . “En esos casos se debe realizar campañas publicitarias, promociones, saber dónde colocar los productos cuyas ventas han caído, pero que suelen generar más del 80% de las utilidades de la compañía. Se trata de un tema estratégico para el control del inventario”.

5. Calcular ventas perdidas

Por más que la empresa haga los mejores pronósticos, sucede que al final del año se generan ventas perdidas, porque hay productos que no estaban en stock en el momento en que lo requería el cliente y este prefirió no esperar hasta que llegue otro pedido. “Uno tiene que asumir que siempre tendrá ventas perdidas, pues ninguna empresa del mundo tiene los recursos para atender a toda la demanda”, enfatiza Falcón.

Sin embargo, él indica que para minimizar las pérdidas, al fin de año el gerente de la empresa debe hacer un balance general y contabilizar hacia qué productos del inventario hay que asignar más presupuesto para que nunca falten.

Fuente: Diario el Comercio, publicado el 20 de diciembre de 2009.

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LA INFORMACIÓN ES VITAL PARA LOGRAR PRODUCTIVIDAD

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TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN SON TAN IMPORTANTES COMO OTROS RECURSOS PRODUCTIVOS DE LA EMPRESA

• Compañías aplican estrategias obsoletas en un mundo globalizado.
• Universidad de Lima desarrolla primer MBA en Negocios y TIC.

Las empresas siempre buscarán rentabilidad. Ese es su fin. Para ello, por muchos años se elaboraron estrategias que, de acuerdo con los tiempos, se aplicaron de
manera exitosa.

Pero el tiempo pasa, pero esas estrategias se mantuvieron inalterables en muchos casos, sin considerar los avances tecnológicos que engloban a las empresas en la actualidad.

"Muchas empresas consideran como recursos productivos al dinero, la mano de obra, la tierra y los recursos naturales; pero hoy existen otros elementos tan productivos como éstos e inclusive con un mayor impacto sobre la productividad, como las tecnologías de la información (TIC)", afirmó la jefa académica de la Maestría en Administración de Negocios y Tecnologías de Información (Technological MBA) de la Universidad de Lima, Luzmila Volodina.

A modo de ejemplo, dijo que un par de zapatillas tiene un costo de fabricación de tres dólares, pero se vende en 100 dólares "¿Por qué? Porque no solo se trata del
material y la mano de obra empleados en su fabricación, está también toda la información que se genera alrededor del producto. Esto es lo que lo diferencia de los demás", refirió.

El reto de los MBA

Para la catedrática, todos los MBA que se imparten en nuestro país se basan en estructuras que datan de hace 100 años. "No significa que estén mal, pero están alejadas de la realidad. Cuando el mercado era masivo estas maestrías funcionaban, pero con la globalización y la intermediación que son factores de vanguardia, es necesario cambiar esas estructuras y ya no utilizar conceptos antiguos; es decir, dejemos de pensar en costos y apuntemos a la productividad", refirió Volodina.

No obstante, la jefa del Technological MBA de la Universidad de Lima reconoció que muchos empresarios no fueron educados para reconocer la importancia de las tecnologías de la información.

"Puede ser que los técnicos hagan un buen producto, que los jefes de marketing fijen una buena estrategia, que los jefes de finanzas sepan concordar cifras, pero no están alineados hacia donde va la empresa y esa es la función del gerente general, quien debe conocer todo lo referente acerca de su compañía", precisó

Fuente: Diario el Comercio, publicado el 11 de diciembre de 2009.

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CUENTAS PARA CERRAR EL AÑO 2009 (BALANCE GENERAL Y ESTADO DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS)

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EN BASE A LOS REPORTES CONTABLES SE ELABORARÁ LAS CONCLUSIONES Y PROYECCIONES DEL NEGOCIO

Los reportes contables de fin de año (en especial el balance general y el estado de ganancias y pérdidas), si son bien elaborados resultan una poderosa herramienta para sacar conclusiones respecto a la marcha y proyecciones de un negocio. Sus cifras permiten comparar la evolución de la empresa y, si se busca la data adecuada, comparar números con la competencia. Para formular estados financieros confiables es necesario planificar.

1) No dejar las cosas para el final

Las empresas con mejores prácticas de control no solo preparan balances al cierre del año, sino también en períodos intermedios (de forma mensual o trimestral). Esto les permite identificar oportunamente problemas como saldos, cuyo origen no se conoce, un monto importante de impuestos a pagar al cierre del ejercicio o desviaciones significativas respecto al presupuesto. Asimismo, ayuda a conseguir un cierre de año más rápido, pues con la preparación de información intermedia los contadores avanzan una parte importante de la labor de análisis de cuentas que consiste en sustentar claramente cada uno de los saldos mostrados en los estados financieros.

2) Proporcione toda la información

Las cifras de la contabilidad están relacionadas con las actividades que realizan las diferentes áreas del negocio, debiendo la gerencia tener mucho cuidado en asegurarse que el contador reciba toda la documentación y datos relevantes, como devoluciones de productos, importaciones que se encuentren en tránsito, juicios resueltos a favor o en contra de la compañía, faltantes y sobrantes de inventarios, contratos de préstamos u operaciones de leasing celebrados con entidades financieras, conformidades de obra, inventarios en mal estado o de lenta rotación, etc. En ciertos casos —como cuando se trata de empresas que prestan servicios de ingeniería— resulta vital que los contadores conversen con la parte técnica para reflejar en los estados financieros los ingresos por grado de avance y los costos incurridos en los distintos proyectos.

3) Establezca un cronograma de cierre

Un cierre contable no puede ser exitoso si previamente no se han establecido cronogramas de entrega de información y conclusión de actividades relacionadas con la preparación de estados financieros. Además de acordar con los contadores una fecha definida de presentación de las cuentas de fin de año, se requerirá también establecer con las diferentes áreas operativas plazos para temas previos a la elaboración del balance como la toma de inventarios físicos de fin de año, entregas de rendiciones de cuentas de caja chica, preparación de conciliaciones bancarias, cierre de facturación a clientes y de recepción de facturas de proveedores.

4) Revise las cifras presentadas

Una vez que los estados financieros definitivos de fin de año hayan sido preparados, siempre es importante que la gerencia o propietarios del negocio sostengan una reunión con los responsables de la contabilidad para aclarar cualquier duda sobre las cifras mostradas, así como revisar otros temas importantes relacionados con aspectos tributarios o societarios como la determinación de los impuestos, el cumplimiento de límites para que la empresa pertenezca a regímenes impositivos especiales o los montos de utilidades que pueden distribuirse. Recuerde que los estados financieros son en primer lugar responsabilidad de la gerencia y aquellos que son definitivos pueden ser revisados por bancos o entes reguladores y por tanto requieren de un adecuado control de calidad.

5) Conserve la documentación

Las normas tributarias establecen una serie de plazos para conservar la documentación contable que en promedio (pero no en todos los casos) es de cinco años. Es por ello muy importante asegurarse que tanto los libros como los comprobantes y toda otra documentación que sustente las cifras de los estados financieros anuales se encuentren adecuadamente custodiados.

6) ¿Y si mi negocio es pequeño?

Lo ideal es que las empresas por más pequeñas que sean cuenten con libros y registros contables completos. No obstante, aunque se carezca de estos, es factible para un contador experimentado preparar un balance de fin de año, mediante un adecuado inventario de todos los recursos (activos) y obligaciones (pasivos) con los que cuenta la entidad. El exceso de los activos sobre los pasivos constituye el patrimonio neto de la empresa y si este ha aumentado respecto al año anterior, entonces significa que se obtuvo beneficios durante el ejercicio que se está cerrando.

Fuente: Diario el Comercio, Suplemento “Mi Empresa”, publicado el 06 de diciembre de 2009.

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CAPACITACIÓN ES CLAVE PARA EL CRECIMIENTO DE LAS PYME

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EL PROBLEMA DE LAS PYME NO ES LA FALTA DE CREATIVIDAD SINO DE CAPITAL Y ACCESO A LA TECNOLOGÍA

• Acción público-privada proveerá capacitación e infraestructura.
• Tecnologías de información son base para elevar competitividad.

Las pequeñas y micrompresas en el Perú dan empleo a millones de personas. Toda vez que la importancia de estas unidades productivas en la actividad económica es creciente, la directora de Cisco Systems para Mercados

Emergentes, Kristine Stewart, reflexiona en torno a sus posibilidades de crecimiento sobre la base de la capacitación y las nuevas tecnologías.

¿Qué beneficios obtienen las pyme con el uso de las tecnologías de la información?

– Las tecnologías de la información constituyen una herramienta básica para incrementar la productividad y competitividad de las pyme, les permiten aumentar sus ventas, mejorar la calidad de los servicios que ofrecen, e incrementar sus redes de negocios, para competir con

mayor eficiencia en el mercado interno y externo, en cualquier actividad económica. Pero, para ello, tienen

que capacitarse.

¿Qué tan importante es el papel de la capacitación y la educación en el crecimiento del sector pyme?

– La educación y la capacitación son fundamentales en este campo. El problema de las pyme no es la falta de creatividad sino de capital y acceso a la tecnología, y en ello juega un rol preponderante la iniciativa público- privada que les puede brindar soporte financiero para capacitación, infraestructura y mayor acceso de banda ancha.

¿Qué iniciativas trae una empresa como Cisco para capacitar a las pyme peruanas en tecnologías de la información?

– En Chile y Colombia trabajamos con el gobierno y los ministerios de Educación y hemos abierto un instituto de emprendedores, donde los microempresarios se

capacitan en el uso de las tecnologías de la información, en inglés como segundo idioma y en conocimientos que les permitan impulsar el crecimiento de sus negocios. Cisco y el Gobierno del Perú ya iniciaron conversaciones para abrir aquí un instituto de emprendedores y capacitar a miles de microempresarios. En Colombia, por ejemplo, esperamos formar a cerca de 5 mil emprendedores en los primeros doce meses.

¿Qué tipo de capacitación reciben los microempresarios en estas instituciones?

– Tratamos de estimular la generación de empresarios competentes que, mediante procesos de guía y orientación por parte de expertos, estructuran sus planes de negocio alrededor de sus propias ideas:

innovadoras, con valor agregado y con proyección mercantil, convirtiéndolas en unidades productivas formales, generadoras de riqueza, de nuevos puestos de trabajo y de ingresos.

Los pequeños empresarios son entrenados con una combinación de e-learning (aprendizaje virtual), clases presenciales y material audiovisual. Los estudiantes tienen acceso a tecnologías Web 2.0 y a herramientas avanzadas y de arquitectura abierta.

¿Cuál es el grado de penetración de la banda ancha en el Perú?
– El Perú es un país con baja penetración de banda ancha, por lo cual es necesario trabajar en muchos frentes. Las conexiones de banda ancha fija llegaron a 783 mil en el primer semestre, lo que significa un crecimiento de 6.6 por ciento. Con este ritmo se podrá llegar a la meta del millón de conexiones para 2010.

Fuente: Diario el Peruano, publicado el 03 de diciembre de 2009.

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